Es gehört ja eigentlich zum guten Ton, dass man vor dem Urlaub nicht nur die Anrufe auf einen Kollegen umleitet oder zumindest die Abwesenheit auf dem Anrufbeantworter ankündigt, sondern auch einen Auto-Responder (automatische Abwesenheitsinformation) für E-Mails einrichtet. Immerhin möchte man seinen Kunden ja mitteilen, dass die E-Mails nicht wie gewohnt sofort beantwortet werden. Warum ich auf einen Auto-Responder verzichte und warum du dir auch überlegen solltest dies künftig zu tun erkläre ich dir hier:
1. Der Auto-Responder hilft nicht weiter
Nicht eilige Angelegenheiten bleiben eben ein paar Tage liegen, ein Hinweis auf der Firmenseite und den Social-Media-Kanälen sollte deinen Kunden natürlich Klarheit verschaffen weshalb die Antwort länger dauert. Bei laufenden Projekten ist eine kurze persönliche Info-Mail natürlich ratsam. Bei dringenden Angelegenheiten hilft dagegen ein Auto-Responder deinem Kunden auch nicht weiter. Im Idealfall bearbeitet aber einer deiner Kollegen deine E-Mails in deiner Abwesenheit oder sendet zumindest manuell die Abwesenheitsnachrichten heraus. Ein menschlicher Beantworter hat zudem die Möglichkeit die Dringlichkeit der E-Mails zu bewerten und kann ganz zur Not die nervige aber notwendige Entscheidung treffen und dich im Urlaub stören.
2. Auto-Responder helfen Spammern
Manche Spam-Mails dienen nur dazu eine Reaktion zu provozieren um zu prüfen ob die E-Mail-Adresse noch genutzt wird. Mal befindet sich dort ein „Unsubscribe“-Button und mal wird schlicht um Antwort gebeten. Ziel ist es immer zu sehen ob die E-Mails abgerufen wurden, dadurch steigt der Wert der Adresse für Spammer. Mehr Spam ist die Folge.
3. Auto-Responder treffen Unbeteiligte
4. Auto-Responder können Ping Pong spielen
Dieses Problem tritt mit guten Auto-Respondern zum Glück nicht auf, kann aber trotzdem nervig sein: Dein Kunde schreibt dir eine E-Mail bevor er in den Urlaub geht, dein Auto-Responder beantwortet diese worauf dessen Auto-Responder die Nachricht deines Auto-Responders beantwortet. Bei zwei schlecht eingestellten Systemen summieren sich dann unzählige E-Mails auf. Auch sonst können schlecht eingestellte Auto-Responder nerven: Wenn dein Kunde zwar weiß, dass er dich nicht erreicht, dir aber trotzdem Material und Informationen schicken möchte und auf jede E-Mail automatisch eine Antwort erhält ist er bestimmt nicht erfreut darüber. Wenn du einen Auto-Responder verwenden möchtest, dann stelle auf jeden Fall sicher, dass die automatische Nachricht nur einmal an jede E-Mail-Adresse versendet wird.
Fazit
Eigentlich ist es normal, dass E-Mails nicht sofort beantwortet werden. Aus diesem Grund schreibt man ja eine E-Mail und ruft nicht an. Kunden von laufenden Projekten kann und sollte man die geplante Abwesenheit selbstverständlich bereits frühzeitig ankündigen und eine Notiz auf der Firmenseite und evtl. den Social Media Kanälen reicht eigentlich aus. Den Rest können dann die Kollegen übernehmen oder, wenn keine Kollegen vorhanden sind, wirst du auch sicher im Urlaub alle zwei, drei Tage deine E-Mails abrufen und kannst zur Not mit einem Zweizeiler selbst antworten.
