Viele Unternehmer kümmern sich um ihre Buchhaltung, sichern Belege, schreiben Rechnungen – und übersehen dabei einen Punkt, der richtig teuer werden kann: geschäftliche E-Mails. Denn auch die unterliegen der sogenannten GoBD, also den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.
Was das heißt? Kurz gesagt: Wenn du Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen per E-Mail verschickst oder bekommst, musst du diese Mails über Jahre hinweg revisionssicher archivieren – und zwar so, dass keine nachträgliche Änderung möglich ist. Einfach im Posteingang lassen oder in einen Ordner schieben reicht nicht.
Betroffen sind praktisch alle Selbstständigen, Freiberufler und Unternehmen, egal ob Handwerker, Steuerberater oder Onlinehändler. Und viele wissen gar nicht, dass sie hier eine gesetzliche Pflicht verletzen. Im schlimmsten Fall kann das bei einer Betriebsprüfung richtig Ärger mit dem Finanzamt geben.
Du willst’s sauber geregelt haben?
Ich selbst biete keine Archivierungslösungen an – aber ich kenne jemanden, der das professionell und individuell für kleine und mittlere Unternehmen umsetzt. Die Lösung basiert auf Microsoft 365, ist solide aufgebaut und kein Schnellschuss. Und vor allem: Bei Fragen oder Problemen gibt’s einen greifbaren Ansprechpartner, der sich auskennt. Wer Interesse hat, kann sich gerne bei mir melden. Die Kontaktvermittlung ist unverbindlich und völlig unabhängig davon, ob ich deine Website betreue oder gebaut habe.
Mein Tipp: Das Thema ist kein Grund in Panik zu geraten aber du solltest dich darum kümmern.
