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Stell dir vor, dein Auto macht komische Geräusche. Wenn du deinem Mechaniker nur sagst „Mein Auto ist kaputt“, wird er wahrscheinlich nicht viel anfangen können. Genauso ist es mit deinem Computer und Software. Je genauer du deinen IT-Ansprechpartner über das Problem informierst, desto schneller kann er dir helfen.
Screenshots und genaue Beschreibungen sind wichtig
- Klarheit schafft Vertrauen: Wenn du einen Screenshot von der Fehlermeldung schickst, sieht dein IT-Support direkt, was du meinst. Das spart Zeit und verhindert Missverständnisse. Wenn du keinen Screenshot machen kannst fotografiere den Bildschirm lesbar mit dem Smartphone ab oder schreibe die komplette Fehlermeldung ab.
- Codes sind Gold wert: Auch wenn dir die kryptischen Codes in einer Fehlermeldung völlig unverständlich erscheinen, können sie für deinen IT-Support wertvolle Hinweise liefern.
- Schritt-für-Schritt-Anleitung: Beschreibe, was du gemacht hast, bevor die Fehlermeldung aufgetreten ist. Zum Beispiel: „Ich habe auf der Startseite im zweiten Absatz auf den Link ‚Einstellungen‘ geklickt und dann ist diese Meldung erschienen.“
Tipps für eine effektive Kommunikation
- Bleib ruhig: Auch wenn das Problem frustrierend ist, hilft es, ruhig zu bleiben. Eine klare und sachliche Beschreibung erleichtert die Lösung.
- Sei konkret: Anstatt zu sagen „Meine E-Mails funktionieren nicht“, sag lieber: „Ich kann keine E-Mails mehr versenden. Wenn ich auf ‚Senden‘ klicke, kommt diese Fehlermeldung…“
- Verwende einfache Sprache: Technische Begriffe sind nicht immer notwendig und können insbesondere wenn sie falsch verwendet werden zu Verwirrung führen. Beschreibe das Problem so, wie du es verstehst.
- Sei geduldig: Dein IT-Ansprechpartner ist da, um dir zu helfen. Aber auch er braucht manchmal etwas Zeit, um das Problem zu analysieren und manche Probleme sind vielschichtig und nicht mit ein paar Mausklicks zu beheben.
Beispiel einer guten Fehlerbeschreibung:
„Hallo IT,
ich habe folgendes Problem: Wenn ich versuche, eine Datei auf meinen Netzwerkordner zu kopieren, kommt diese Fehlermeldung (siehe Screenshot). Das ist passiert, nachdem ich gestern ein Update für mein Betriebssystem installiert habe.
Können Sie mir bitte helfen?
Vielen Dank im Voraus“
Warum das so hilfreich ist:
- Der Screenshot zeigt die genaue Fehlermeldung.
- Die Beschreibung ist konkret und nachvollziehbar.
- Die zeitliche Einordnung (nach dem Update) gibt einen wichtigen Hinweis.
Zusätzliche Tipps:
- Führe ein Protokoll: Notiere dir, wann das Problem zum ersten Mal aufgetreten ist, welche Schritte du bereits unternommen hast und welche Ergebnisse dabei erzielt wurden. Manche Probleme sind komplex und treten nur in ganz bestimmten Konstellationen auf.
- Sei bereit, Fragen zu beantworten: Die IT-Abteilung wird dich möglicherweise nach weiteren Informationen fragen.
Mit diesen Tipps wirst du zum Profi in der Fehlermeldungs-Kommunikation!
